10초 15분 1주일 - 미키 다케노부

10초 15분 1주일

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소프트뱅크에서 근무하던 시절, 나는 손정의에게 다음과 같은 이야기를 여러 차례 들었다. “어째서 많은 사람들이 큰일을 끝까지 해내지 못하는지 자네는 아는가?” 이렇게 말한 손정의는 종이에 산을 그리고 그 기슭에 빙빙 원을 그린 다음 또다시 말했다. “대부분의 사람이 목표로 삼을 산을 정하지 않아. 그러니 나아가야 할 방향을 알지 못하고 같은 장소를 뱅글뱅글 돈 채 일생을 마치지. 하지만 ‘이 산을 오르겠다’라고 목표를 정하면 어느 길을 따라 오를지, 어떤 장비를 갖춰야 할지 등을 계획할 수 있기 때문에 마지막에는 제아무리 높은 산도 오를 수 있다네!” 계획을 세우지 않으면 사람은 아무것도 완수할 수 없다. 손정의는 내게 이 사실을 반복해서 가르쳐주었다. _ <목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다> 중에서

스마트폰을 보조 수단으로 사용하는 것은 괜찮지만 주요 수단으로 사용해서는 안 된다. 1주일간의 포트폴리오가 한눈에 들어오지 않기 때문이다. 앞서 ‘어떤 일에 얼마만큼의 시간을 사용할 것인가?’ 즉, 시간의 포트폴리오는 1주일이란 틀 안에서 관리해야 한다고 설명했다. 그렇다면 일정 관리 수첩 또한 1주일 단위의 시간 배분이 쉽게 파악되는 제품을 사용해야 한다. 스마트폰으로 이용할 수 있는 달력이나 일정 관리용 애플리케이션이 많다. 하지만 스마트폰은 화면 크기가 작아서 1주일 일정 전체를 한눈에 파악하기 힘들다. _ <시간 관리 도구를 효과적으로 사용하라> 중에서

상사에게 지시받은 일로 시간을 낭비하지 않으려면 처음에 상대방이 무엇을 ‘기대’하는지를 확인하는 작업이 중요하다. 누구나 한 번쯤은 자료를 만들어두라는 말을 듣고 파워포인트까지 활용해 정성이 가득 담긴 자료를 만들어 가져갔더니 상사에게 “음, 워드로만 간단히 정리해도 충분했는데…”라는 말을 듣거나 이와 비슷한 경험을 해보았으리라. 이와 같은 인식의 차이로 시간을 낭비하지 않기 위해서라도 일찌감치 상대방과 ‘기대치’를 조율해둬야 한다. “프레젠테이션 자료 말인데요. 도판과 일러스트 같은 시각 요소가 필요한가요? 아니면 문자로만 작성하나요?” 이처럼 상대방의 기대치를 확인한 후에 일을 시작하면 시간 낭비를 하지 않아도 된다. _ <모두의 시간을 낭비하지 않아야 한다> 중에서

이슈 리스트를 일정 수첩에 반영해나가는 비법은 ‘미팅을 잡는 것’이다. 목록으로 만든 이슈로부터 역산해 그때마다 필요한 ‘권한’이나 ‘정보’를 한데 모으면 일은 척척 진행된다. 예를 들어, 이슈 리스트에 ‘내년 봄부터 새로운 인사 제도를 도입하고 싶다’는 이슈(과제)를 적었다고 하자. 그러면 120쪽의 그림과 같이 역산할 수 있다. 대략 이와 같은 일정을 짤 수 있는데 이로써 다음 주 미팅 날짜가 결정되면 주간 일정에 태스크로서 반영할 수 있다. 일정 수첩에는 ‘반드시 실현할 일’만 적혀 있으므로 이렇게 확정된 태스크를 계속해서 적고 실현해나가면 확실히 최종 목표 지점에 도달할 수 있다. _ <이슈 리스트를 주간 일정에 반영하라> 중에서

일을 빨리하는 비결은 ‘1차 완결률’을 높이는 것이다. PART1, 2에서도 설명했듯이, 이 말은 ‘작업은 한 번에 끝내라’는 의미다.
예를 들어, 메일을 열었으면 바로 답장해야 한다. 당연한 말 같지만 이렇게 행동하는 사람은 별로 없다. 나중에 답장해야겠다며 일단 메일을 닫지만 잠시 후 똑같은 메일을 다시 연다. 어떻게 답장할지 고민하는 사이에 전화가 와서 또 메일을 처리하지 못한다. 우리 주변에서 흔히 볼 수 있는 패턴이다. 이렇게 행동하면 몇 번이고 컴퓨터를 켜서 처음부터 다시 메일을 읽어야 한다. 같은 일을 여러 번 되풀이하는 탓에 한 번에 했으면 10초 만에 끝날 일에 두 세배의 시간이 소비된다. 낭비도 이런 낭비가 없다. _ <어떤 작업이든 한 번에 끝내라> 중에서

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